Descripción
Presentar proyectos o ideas no es solo generar un compendio de materiales o hacer una recolección del trabajo que se ha realizado. En el planteamiento de una presentación debemos tener presentes dos criterios clave:
- Cuál es el mensaje o mensajes que queremos lanzar, que alude al contenido.
- Cómo hacer una comunicación efectiva del mensaje, que alude a la manera de explicar.
A continuación se describen los pasos que hay que seguir en la realización de una presentación:
1. Planificación
Es importante establecer un guion claro de lo que se quiere explicar utilizando como punto de partida una idea central, a partir de la cual se van definiendo los mensajes que hay que lanzar y las partes que compondrán la presentación.
En la definición de este guion preliminar se debe tener en cuenta el objetivo de la presentación, así como la relación que se quiere establecer con la audiencia, en función de lo cual se decidirá el tratamiento del contenido (extensión, profundidad, formato, etc.).
En la fase preliminar es muy útil preparar el guion mediante palabras o frases clave y, posteriormente, realizar un storyboard básico con el contenido de cada slide (‘diapositiva’ o ‘pantalla de la presentación’). Este storyboard se puede realizar mediante pósits que permitirán cambiar el orden de las slides, si se considera necesario, para adaptarse mejor al discurso.
Una vez que el guion y el contenido están claros, se debe seleccionar cuál es el material más adecuado para explicar nuestras ideas. En muchos casos ya dispondremos de él, pero posiblemente se deberán realizar modificaciones o generar nuevos contenidos específicos.
La manera de explicar nuestras ideas dependerá en gran medida del contexto de la presentación. La cuestión más relevante es si nosotros estaremos presentes explicando el proyecto o si será un documento que la audiencia visualizará sin contar con nuestra presencia:
- En caso de ser una presentación presencial, el documento de presentación es un recurso de apoyo a nuestro discurso. La atención del espectador debe concentrarse principalmente en nuestra narrativa y, en un plano secundario, en la presentación, que será un material de ayuda.
- En cambio, si la presentación no es presencial, hay que ofrecer un material suficientemente claro para que el lector sea capaz de interpretar la totalidad del mensaje. Los concursos de arquitectura y diseño ejemplifican de manera extrema esta situación: la gran cantidad de propuestas que se reciben obliga a los participantes a realizar presentaciones que sean capaces de captar la atención y comunicar de manera rápida y efectiva toda la complejidad de un proyecto o producto.
Panel 1 de producto EXSTREAM para el concurso jumpthegap, de Roca.
Fuente: https://www.jumpthegap.net/past-editions/2012-2013/finalists/exstream.
Panel 2 de producto EXSTREAM para el concurso jumpthegap, de Roca.
Fuente: https://www.jumpthegap.net/past-editions/2012-2013/finalists/exstream.
En cualquier caso, la presentación no es un manual. Por un lado, la información que se presenta debe ser sintética y atractiva desde el principio. Hay otro tipo de documentación complementaria, que suele entregarse en segunda instancia, donde puede exponerse información técnica y compleja mediante un dosier más explicativo y con mayor nivel de profundidad.
Por otro lado, se debe analizar quién es nuestra audiencia. No es lo mismo presentar el proyecto a un jefe de innovación, que a un jefe de ventas o a un posible inversor, ya que sus motivaciones pueden ser completamente diferentes. Es importante empatizar con los perfiles que se tendrán delante y plantear la presentación en función de lo que realmente les interesa saber acerca del contenido que se presenta y de las dudas que puedan tener al respecto.
Por último, también se debe tener en cuenta qué tipo de conocimiento del proyecto tiene la audiencia. No se debe dar nada por supuesto, pero también hay que evitar repetir conceptos o información secundaria si la audiencia ya conoce las bases de la idea o tiene un conocimiento previo de la misma.
2. Estructura de la presentación
Una vez que tengamos el discurso claro, definiremos el orden y la disposición del contenido de la presentación.
Es muy importante articular la transición entre mensajes invitando al espectador a pasar de manera natural al siguiente contenido y guiando a la audiencia hacia nuestras propuestas mediante un adecuado flujo narrativo entre slides.
Gestionar las expectativas de la audiencia durante el flujo de la presentación es también un elemento crítico que permitirá mantener su atención desde el principio; conducirla hacia los momentos clave, de manera que el público sea más receptivo a las propuestas o acciones planteadas; y concluir con un final adecuado para nuestro relato.
Es muy útil partir de una plantilla de contenido, aunque no es aplicable a todas las situaciones ni a todas las presentaciones. Para el caso de proyectos UX, es común explicar el producto como la solución a un problema.
En este caso podemos estructurar el discurso mediante cuatro preguntas básicas:
- ¿Por qué hemos desarrollado este producto? Detección del problema.
- ¿A quién se destina y cuál es el escenario?
- ¿Qué ofrecemos? Concepto de producto, valores claves añadidos y atributos.
- ¿Cómo funciona nuestro producto?
En proyectos UX es de especial relevancia explicar cómo se ha realizado la investigación y cómo se ha delimitado el tema y ámbito de actuación. Por este motivo, la credibilidad del proyecto aumenta al incorporar qué metodología se ha utilizado, mediante qué técnicas se ha obtenido la información y los datos que nos han ayudado a realizar las hipótesis y planteamientos de diseño.
Como ya se ha introducido durante las diferentes actividades del curso, las técnicas de pensamiento visual son herramientas tanto para idear y conceptualizar como para compartir y mostrar el trabajo, así como empatizar con la audiencia, por lo que son recursos ideales para incorporar en una presentación.
3. Diseño e implementación
En el momento de realizar la presentación, recomendamos tener en cuenta una serie de premisas:
Utilización del lenguaje
Usar un lenguaje claro, sencillo y adecuado con la audiencia. En la charla TEDGlobal 2012, Melissa Marshall proporciona consejos a científicos e ingenieros para establecer una comunicación efectiva y motivadora con sus audiencias.
Claridad
Utilizar mensajes cortos y sencillos con un uso mínimo del texto.
Cuando se explican atributos y características, evitar hacer grandes listas. Si se explican demasiadas características, el público pierde la noción de importancia y jerarquía, se aburre y posiblemente no las recuerde. Se puede seguir la regla de los «tres elementos», es decir, limitar presentar más de tres atributos de un producto o servicio en un mismo slide.
Uso de recursos
¿Qué tipo de diseño y recursos visuales son los más adecuados para potenciar el discurso y los mensajes clave? Es interesante utilizar una variedad de conceptos y referentes visuales para comunicar perspectivas diversas.
Hay que ser capaces de aludir a los detalles o elementos con más valor del proyecto y usar la representación visual más adecuada para ello, ya que no es lo mismo explicar características funcionales que emocionales o de identidad.
Seleccionar de manera crítica y evaluar el significado de las imágenes que se utilizarán. Hay que tener en cuenta que el valor semiótico de las imágenes suele ser más potente que lo que se está relatando de manera verbal. Por esta razón es clave que las imágenes estén muy alineadas con el mensaje, por lo que vale la pena invertir tiempo y cuidado en su selección.
Intentar incluir solamente una foto para cada tema que se expone. A menudo es suficiente material de ayuda para contar una historia y comunicar todo su mensaje. Si se utilizan varias imágenes, recurrir al menor número posible y velar para que sean coherentes entre sí y en cuanto al discurso.
Las fotografías son muy útiles para expresar emociones, empatizar con el público o escenificar situaciones, pero se deben complementar con otro tipo de recursos visuales, tales como ilustraciones, esquemas, diagramas o user journeys, para facilitar la comprensión de otro tipo de información.
Consistencia
Ser consistente gráficamente en el uso de recursos visuales e indicar siempre en qué momento de la presentación nos encontramos contribuye a crear una noción de flujo y narración.
Es importante que los elementos visuales que se utilicen dentro de la presentación guarden un orden y transmitan armonía. No hay nada peor que disponer en las diapositivas elementos visuales completamente heterogéneos que generen confusión. Todos los elementos deben estar relacionados y disponerse de manera armónica con el fin de no sobrecargar.
Simplicidad
Un recurso que funciona muy bien para garantizar la simplicidad de cada slide es pensar qué podría eliminarse de la diapositiva sin que esta pierda el mensaje principal que se quiere transmitir y hacerse la pregunta: ¿Se entiende la diapositiva?
Si una información no es necesaria debe eliminarse, pero tal vez algún aspecto o dato puede separarse para explicarse más claramente en varias diapositivas. Una vez hecha esta revisión, se obtendrán diapositivas con un mensaje claro que favorezcan la comprensión.
Referencias
Alvarez Marañon, G. (2012). El arte de presentar: Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones. Madrid: Grupo Planeta.